｢ちょっといい?｣を避けて集中して仕事しよう 【kintoneSIGNPOSTランチ雑談会より】

2022-09-01

元の集中に戻るのに平均23分かかる

アメリカのカルフォルニア大学アーバイ校の研究によると中断された場合
元の集中力に戻るには平均して23分かかるという報告があります｡
｢ちょっといい?｣と話しかけたほうはそんな意志はなかったとしても､話しかけられた側は､中断させられた段階で全然ちょっとでは済まないわけですね｡

今回はそんなよくある｢ちょっといい?｣とうまく対策しつつ付き合っていく方法をご紹介いたします｡

非同期コミュニケーションを使う

Slackやメール､SNSツールなどお互いに同じ時間を共有せずに済むツール
これらを活用していきましょう｡
本当にちょっとしたことで､確認が今でなくても良いのであれば､文章でのコミュニケーションで十分なはずです｡

となりに座っていても話しかけずにチャットで会話をするの?
と最初は少し気持ちが悪いかもしれませんが､慣れと意識の問題で､同じチームであればそういったことをグランドルールとして共有しておくと良いかと思います｡

よく聞かれる情報はまとめておく

問い合わせ自体を減らすテクニックとして何度も聞かれることであれば社内wikiやナレッジとしてまとめておいて､聞かれる回数を減らすのが良いでしょう｡

断る

断りましょう｡
今手が話せないのでslackで送ってもらって良いですか?
素直に今集中しているのであとにしてもらえますか?
と伝えるのもいいと思います｡

集中タイムを設ける

会社によっては､一定の時間を集中タイムとして､他の人とのコミュニケーションをせずに､仕事に集中する時間を設けているところもあるそうです｡

会社共有のカレンダーの予定に､集中タイムと予定を入れて､他の予定を入れられないようにするのも手ですね

中断されやすい時間帯や人物を把握する｡

話しかけられるパターンがあれば､記録をしておきましょう｡

特定の会議の直後に確認される｡
月末月初に確認される｡
この人から話しかけられやすい｡

本当に必要な確認であれば､その時間に話しかけられる前提で予定を組むこともできます｡

話しかける側は23分の妨害になっていることを意識してはいません｡話しかけてくる人が決まっているのであれば､そのことを伝えるのも手でしょう｡

質問していい時間を能動的に設ける

事前に質問が飛んでくるのが予想ができるタイミングであれば､こちらから質問をして良い時間を用意するのも手です｡
例えば､下記のようなパターンです｡

• 新しいシステムを導入した直後｡
• 少し大きめのルールを刷新した直後

質問が予想される､むしろ質問をしてほしいくらいのタイミングであれば､これもおすすめの方法です｡

中断されない場所で仕事をする｡

リモートワークや会社であれば､適当な理由をつけて会議室を予約するなどして物理的に話しかけれれないようにしましょう｡

私は､集中したいときには会社の非常階段で仕事をしていました｡
殺風景で､とても静かで少し運動したくなったらすぐに､階段をダッシュもできるのでおすすめです｡

最後に

この記事の作成はkintone SIGNPOST勉強会がきっかけとなって作成しました｡
(かのってぃさんありがとう!)
毎週木曜日の12時からkintoneのこと含め業務改善の情報交換やおいしいグルメ情報まで様々な情報交換を行っています｡
興味があればこちらもよろしくおねがいします｡

知識の引き出しとなった情報の元ネタは所属しているコミュニティノンプロ研の代表タカハシさんが運営しているスキルアップラジオから
#27 「中断」を避けて集中して仕事をしよう

こちらも業務効率化のヒントが沢山得られますのでよろしくおねがいします!

最後までお読みいただきありがとうございました!｡